ARTÍCULO CIENTÍFICO

1.      TÍTULO: LOS SISTEMAS DE GESTION INFORMATICOS COMO HERRAMIENTAS AL SERVICIO DE LA GESTION DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS PUBLICAS.

1.      RESUMEN.

Los sistemas de información son por hoy en día una de las herramientas con mayor uso a la hora de automatizar procesos que tardarían mucho tiempo si se realizan de forma manual, las organizaciones tienen como principal activo la información y el tratamiento de este garantiza la subsistencia en un medio competitivo, quizás uno de los procesos más tediosos en una organización es el manejo documentos, lo cual incurre en muchas ocasiones en perdida de tiempo, atrasando los procesos de funciones.

Ante esta situación, este artículo presenta una aproximación de las herramientas para desarrollar  software, Ingeniería del software, estándares nacionales, aseguramiento de la calidad del software, a través del Diseño de un proyecto tecnológico que permita la creación de un software para las empresas que ofrecen servicios en el manejo de gestión documental, mediante la utilización de herramientas tecnológicas computacionales, se llevara a cabo mediante una investigación que dé como respuesta la importancia de estos mecanismos de control en las grandes empresas del sector público, buscando definir la información necesaria a sistematizar de acuerdo con la necesidad de la empresa, con el fin de lograr el diseño de un software de control mediante la utilización de MYSQL Y PHP 5, como herramientas principales.

ABSTRACT.

Information systems are today one of the most widely used tools when it comes to automating processes that would take a long time if carried out manually, organizations have as their main asset the information and treatment of this guarantees the subsistence in a competitive medium, perhaps one of the most tedious processes in an organization is the management of documents, which incurs many times in lost time, delaying the processes of functions.

Given this situation, this article presents an approach to the tools to develop software, software engineering, national standards, software quality assurance, through the design of a technological project that allows the creation of a software for the companies that offer services in the management of documentary management, through the use of computational technology tools, will be carried out through research that responds to the importance of these control mechanisms in large companies in the public sector, seeking to define the information needed to systematize In accordance with the need of the company, in order to achieve the design of a control software by using MYSQL and PHP 5, as main tools.

2.      PALABRAS CLAVES:

Sistema, gestión, documentos, empresa, públicos, informático(a), software.

3.      INTRODUCCIÓN:

Sin lugar a dudas, no se puede desconocer el gran avance de la tecnología con respecto a los sistemas de gestión informáticos, hoy por hoy es muy normal encontrar todas las tareas de una empresa automatizadas, lo que las hace eficientes y eficaces y sobre todo que trabajen al ritmo que demanda la sociedad actual.

Para el caso presente, la utilización de herramientas tecnológicas, permitirá el diseño, creación e implementación de un software  a medida que ayudará a las empresas del sector publico a manejar la documentación con la que cuenta, sin que esto ocasione retrasos en las funciones de sus empleados,   sirviendo como apoyo para que estas  actúen y operen correctamente. Dicho sistema se fundamentará en gestores de bases de datos (MySql) y Programación Web (PHP).

De este modo se espera que la implementación de este sistema de gestión documental, ayude a las empresas minimizando costos, motivando la productividad laboral y practicando la política de cero papel en un entorno sistematizado, permitiendo el desarrollo normal de la actividad tanto para usuarios como para empleados.

4.      ESTADO DEL ARTE:

4.1              Antecedentes

En esta parte estaremos referenciando algunos proyectos similares realizados por estudiantes universitarios, profesionales u otros, con el propósito de dar una mayor autenticidad a la propuesta que se está desarrollando.

Citemos el proyecto “LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS PUBLICAS DE LA CIUDAD DE CARTAGENA.”  el cual tiene como AUTOR a Rada, José Guillermo, quien destaca la importancia del uso de las tecnologías para una excelente administración en empresas públicas, resalta la política de cero papel, así como la implementación de programas de gobierno en línea, la administración electrónica y la importancia de política ambiental,

Otro proyecto importante de anotar es el las Estudiantes Sierra Cuervo, Sandra Yovanna; Neira Vega, Claudia Marcela, presentan ante la Universidad Javeriana, el proyecto de grado titulado DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PAR LA SERIE HISTORIAS LABORALES DEL AREA DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR, en donde resaltan la problemática que existe en Colombia a nivel archivístico no solo en empresas públicas, sino también en la empresa privada, haciendo énfasis en el ciclo vital del documento, explicando cada una de sus etapas.

MARTELO, RAUL J; MADERA, JHONNY; BETIN, ANDRÉS,  con el proyecto: SOFTWARE PARA GESTIÓN DOCUMENTAL, UN COMPONENTE MODULAR DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI).  Este trabajo tiene como objetivo principal Desarrollar un software para contribuir al control de los documentos generados a partir del proceso de implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Dicho software permite recepcionar, administrar y organizar la documentación generada en el proceso de implantación del SGSI. Para soportar dicho software, se diseña e implementa un modelo que define acciones de gestión necesarias para la aprobación, revisión, actualización, estados y legibilidad en documentos durante el ciclo de vida del SGSI. Lo anterior, produjo como resultado un módulo para gestión documental que permite el control de documentos durante el proceso de implantación de un SGSI, trabajando bajo procedimientos del estándar ISO 27001

4.2              Marco teórico

El presente articulo presenta el siguiente sustento teórico basado en la consulta realizada en el Volumen I: Teoría General del Mantenimiento y de la Fiabilidad, de la Universidad de Cantabria en el cual se identifica claramente el Concepto de Fallo y Mantenimiento: “El uso tiende claramente a alterar el normal funcionamiento de las cosas, particularmente cuando los equipos han alcanzado un cierto tiempo en servicio. En estos momentos la velocidad a que se incrementa el número de desperfectos suele ser cada vez mayor. Retrasar la entrada de esta fase acelerada de degradación es, en primera instancia, el mantenimiento.

Por lo tanto, para el concepto de mantenimiento la variable fundamental es el tiempo. Así, los sucesos, fallos, averías, actuaciones, etc., se suceden en una secuencia temporal y el estudio de ésta es la clave de la actuación del servicio de mantenimiento.”[1]

Las empresas que se dedican a la producción de bienes y/o artículos, implementan, desde épocas de la revolución industrial, cadenas de ensamble o producción, donde el conjunto de tareas que se desarrollan llevan al artículo terminado. Estos procedimientos generalmente han sido separados en tareas más simples que se sincronizan para lograr el acabado final.

Gracias al avance tecnológico, es posible asignar una lógica algorítmica a cada tarea realizable, ejecutadas por una o un conjunto de máquinas creadas con estos fines. Es entonces de máxima importancia que estas maquinas como parte esencial de estos procesos puedan trabajar de manera óptima sin interrupciones para mitigar los posibles retrasos y el entorpecimiento de una cadena de producción exitosa.

Por otro lado el concepto de mantenimiento va, tanto o más que al de tiempo, muy íntimamente ligado al de fallo. “De este modo se define el fallo de un equipo, máquina o instalación a la situación en que estos dejan de prestar, en las condiciones establecidas, aquella función o servicio para la que están previstos (diseñados) o que se espera de ellos”. El mantenimiento como el conjunto de actividades destinadas a mantener o restablecer estas máquinas a un estado o unas condiciones dadas para su seguridad y buen uso hace que estos procesos no se detengan de manera tempestiva dado a sorpresas de último minuto en su funcionamiento.

Estas actividades pueden ser técnicas (actuación en los equipos) y de administración (contabilidad, control) y gestión (toma de decisiones).

No obstante, el compendio Mantenimiento Industrial de la Universidad Carlos III de Madrid nos ofrece un concepto mas generalizado sobre el Mantenimiento definiéndolo como el control constante de las instalaciones (en el caso de una planta) o de los componentes (en el caso de un producto), así como el conjunto de trabajos de reparación y revisión necesarios para garantizar el funcionamiento regular y el buen estado de conservación de un sistema en general[2], así mismo sintetiza el objetivo final del mantenimiento industrial en los siguientes puntos:

-                     Evitar, reducir, y en su caso, reparar, los fallos sobre los bienes

-                     Disminuir la gravedad de las fallos que no se lleguen a evitar

-                     Evitar detenciones inútiles o paros de máquinas.

-                     Evitar accidentes.

-                     Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas.

-                     Conservar los bienes productivos en condiciones seguras y preestablecidas de operación.

-                     Reducir costes.

-                     Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.

En resumen, un mantenimiento adecuado, tiende a prolongar la vida útil de los bienes, en nuestro caso de la Maquinaria Industrial obteniendo  un rendimiento aceptable de los mismos durante más tiempo y a reducir el número de fallos.

4.3              Marco Conceptual.

La siguiente documentación técnica es considerada para dar desarrollo al sistema solución, así como también conceptos básicos para aquellas personas que sin conocimiento técnico pueda entender y comprender la finalidad del desarrollo del proyecto.

Sistema de Gestión: Un sistema de gestión es una herramienta que permite optimizar recursos, reducir costes y mejorar la productividad de una empresa. Este instrumento de gestión reportará datos en tiempo real que permitirán tomar decisiones para corregir fallos y prevenir la aparición de gastos innecesarios.

Los sistemas de gestión están basados en normas internacionales que permiten controlar distintas facetas en una empresa, como la calidad de su producto o servicio, los impactos ambientales que pueda ocasionar, la seguridad y salud de los trabajadores, la responsabilidad social o la innovación.

Inventario de Equipos Industriales: En una operación industrial se requiere mantener una alta tasa de disponibilidad en los equipos, es decir, se debe mantener un equipo en condición operativa en una alta proporción de tiempo. Esta condición se obtiene a través de dos vías, la primera utilizando equipos confiables y la segunda, a través de un mantenimiento suficientemente efectivo.

Gestión Documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN

Estandarización: Estandarización o normalización es un proceso de búsqueda de patrones de equilibrio y unificación de las características de un producto o servicio, con el fin de establecer normas de asimilación a un modelo a seguir para la fabricación en serie. La aplicación de normas estándar de producción es relevante en la era de la globalización por parte de cada empresa, para introducirse comercialmente en los distintos mercados internacionales.

Empresa: organización que se encarga en la realización de actividades a fines económicos o comerciales..

Php5: lenguaje de programación diseñado para el desarrollo web.

MySQL: sistema de gestión de bases de datos relacionales.

PÁGINA WEB: son documentos que pueden contener textos, imágenes, vídeos y, en resumen, contenidos digitales y/o aplicaciones que pueden ser visualizados por el usuario.

PROGRAMA: es un ordenador que recibe órdenes para ejecutar una actividad, por medio de un procesador que carga, modifica e imprime textos.

5.      DISCUSION

Indiscutiblemente la propuesta reflejada en el presente artículo muestra la importancia del uso de las tecnologías de un modo destacado en las nuestras sociedades, tanto que la actividad laboral  en las empresas se ve apoyada por ella, por tal motivo la gran parte de estas actividades que se realizan se han sistematizando, coexistiendo esto un medio de proporcionar el trabajo al ser humano en el área de la investigación y la innovación.

Se enfatiza que la ejecución del proyecto manifestado en la actual investigación se examina un beneficio directo entre la empresa pública, sus empleados y su actividad económica, ya que al presentar una Solución Tecnológica   en   los   procesos   de   Gestión   documental (expedientes contractuales) lograrán alcanzar mejores conocimientos que lo conllevan a obtener mejores aprendizajes.

6.      RESULTADOS:

Se pueden enumerar muchos resultados esperados, entre los que se cuentan:

·         Ahorro de tiempo y espacio.

·         Implementación de la política cero papel.

·         Conservación y armonía con el medio ambiente.

·         Aprendizaje significativo en el manejo de herramientas tecnológicas.

No obstante el mayor resultado es poder contribuir de manera positiva con el buen desarrollo, eficiencia y eficacia de las funciones empresariales.

7.      CONCLUSIONES:

La importancia del uso de las tecnologías para desarrollar procesos empresariales con calidad, es sin lugar a dudas uno de los grandes beneficios que se puede obtener con el diseño, desarrollo y ejecución de la herramienta informática, en este sentido se esta hablando de una herramienta tecnológica que se convertiría en la mejor aliada de las empresas publicas.

Igualmente la propuesta objeto del presente artículo  es fundamental para dar resultados como futuros ingenieros de sistemas, incentivando y fortaleciendo el espíritu investigativo en el equipo de trabajo al enfrentarnos en un contexto real que nos genere confianza para resolver problemas y saltar del campo teórico al campo practico  demostrando como futuros egresados de la escuela de ingeniería de sistemas de la Universidad Abierta y Distancia  que estamos a la vanguardia de las nuevas tecnologías.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

•      Martelo, R. J., Madera, J. E., & Betín, A. D. (2015). Software para Gestión Documental, un Componente Modular del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Información Tecnológica, 26(2), 129–134. https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2444/10.4067/S0718-07642015000200015

•      Jose Guillermo, R. (2014). LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE LA CIUDAD DE CARTAGENA. [online] Repositorio.unicartagena.edu.co. Available at: http://repositorio.unicartagena.edu.co:8080/jspui/bitstream/11227/2434/1/LA%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL%20EN%20LAS%20EMPRESAS%20P%C3%9ABLICAS%20DE%20LA%20CIUDAD%20DE%20%20CARTAGENA.pdf [Accessed 23 Nov. 2018].

•      Mintic.gov.co. (2018). PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. [online] Available at: https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf [Accessed 23 Nov. 2018].

•      Sierra Cuervo, S. and Neira Vega, C. (2009). DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA SERIE HISTORIAS LABORALES DEL AREA DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR. [online] Javeriana.edu.co. Available at: https://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/comunicacion/tesis277.pdf [Accessed 22 Nov. 2018].

·         Sistemas de Gestión | Integra." Integra, Consultores de Sistemas de Gestion.es. Web. 22 Junio 2018. <https://www.consultoresdesistemasdegestion.es/sistemas-de-gestion/>

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[1] Técnicas             de           mantenimiento    en           instalaciones         mineras. Universidad de Cantabria. Alojado en: https://ocw.unican.es/pluginfile.php/2489/course/section/2495/Mantenimiento1.pdf

[2] Mantenimiento Industrial. Universidad Carlos III de Madrid. Alojado en http://ocw.uc3m.es/ingenieria-mecanica/teoria-de-maquinas/lecturas/MantenimientoIndustrial.pdf